ToDoリストからToDoマッピングへ

忙しい、タスクが多くてシンドい!というのは脳がSOSを発信していることです。それを早く気づこう!
私も以前は、忙しくて毎日がハードワークが当たりまで忙しいことに仕事ができる人間だと勘違いしていました。ビジネスマンは、利益という収益の結果を無視してはプロとしてのビジネスではありません。私自身が忙しいことと収益は比例していませんでした。そのままでは忙しいだけで成果が出ないのでまずいと思いました。
その時にしたことが、原因分析です。徹底的に問題を洗い出したり、日々のタスクを見直したりしました。自分自身のために日報を書いたりもしました。忙しいからすぐにでも業務に着手したいのですが、そうなると問題点は解決されないままです。今回は私の経験談というよりも、具体的な解決策の方法を1つ紹介したいと思います。

今日は私が毎朝必ず最初にやる「ToDoマッピング」についてご紹介したいと思います。

みなさんは、毎日自分のやるべき仕事をどのように管理しているでしょうか。

きっと多くの人が上司に、 「あれやってくれ。」 「あれはまだか?」 「あれはどうなった?」 と言われながら、毎日忙しい日々を過ごしているのではないでしょうか。

私自身、起業家になって間もない頃は、 「やばい!あの仕事忘れてた!」 「やることが多すぎる!」 「一体何から手を付ければいいんだ!」 といったように、次々と降ってくる仕事に上手く対応できずに、ミスを連発してしまっていました。しかし、ある時から、毎朝5分間この「ToDoマッピング」をするようにしたのです。 すると、”ミス”や”忘れ”はほとんどなくなり、上司に褒められることが多くなりました。

毎朝たった5分で良い!

今では、新人の頃とは違い、それなりに多くの業務を抱え、部下もできました。

しかし、毎朝5分間「ToDoマッピング」を書くだけで、頭はスッキリとした状態で仕事に取り組め、突発で降ってきた仕事にもすぐに対応できるようになったのです。

たった5分です。

5分だけでいいんです。

もし今、昔の私と同じような悩みを抱えている若いビジネスパーソンがいるのであれば、是非この「ToDoマッピング」をやってもらいたいので、ここにそのやり方をまとめておきたいと思います。

マインドマップを取り入れる手法

「ToDoマッピング」とは、「ToDoリスト」に「マインドマップ」の要素を取り入れたもので、私が新人の頃に様々な「仕事術」系の本を読みあさった結果たどり着いた方法です。

まず最初に「マインドマップ」とは何なのかということからご説明したいと思います。Wikipediaによると、

「トニー・ブザン(Tony Buzan)が提唱した思考・発想法の一つ。頭の中で起こっていることを目に見えるようにした思考ツールのこと。」
「描き方は、表現したい概念の中心となるキーワードやイメージを中央に置き、そこから放射状にキーワードやイメージを広げ、つなげていく。」

出処:Wikipedia   トニー・ブザン(Tony Buzan)

要するに、マインドマップとは、放射状に情報を書き出すことによって、頭の中にある情報を見える化する手法です。

これによって、

・情報同士の関係性が分かり易い
・全体像を把握し易い
・後から情報を追加し易い
などのメリットがあります。

ToDoマッピングを書いてみよう

 まず、今日の日付けをノートの真ん中に書きます。 
 ここでのポイントは、出来るだけ多くのスペースをとること。
 突発で降ってきた仕事も後から追記できるように、ノートを大胆に使いましょう。
 B5やA4ノートの場合は見開き全てを使っていいと思います。
 そして、その周りにやるべきことをいくつかのカテゴリーに分けて書いていきます。
 例えば、私の場合は最初に「会議」と書いて、その枝先に今日出席しなければいけない会議の開始時間と会議の名前、会議室の場所を書き出します。 
 次に「○○プロジェクト」と書き出し、その枝に、もう少し細かくやるべきことをバラして書き出します。 
 この時のポイントは、とにかく思い浮かぶことを全て書き出すことです。
 レベル感は気にしなくて構いません。
 やるべきことがまだ明確になっていない場合は、 「○○はどうする?」 という書き方でも構わないので、とにかく書き出します。
 こうして書き出したことが、今の業務の状況なのです。 
 細かくやるべきことがバラせている業務に関しては、実行フェーズになっているということなので、とにかく動けばいい。
 これらは部下に振ってもいいですね。
 まだ枝先まで書けなかった業務については、やるべきことをもう少しバラす必要がある。 そういうことが分かるのです。 
 やるべきことをシンプルに視覚化
 こうして書き出した内容を、一度引いて見てみると、「あれ?これだけしか無かったっけ?」ときっと思うはずです。
 それが、ToDoマッピングの大きな効果の一つです。
 人は、今やるべきだと考えている業務と頭の中にある情報とを色々な形で結びつけているため、一つの課題をとても大きく複雑なものだと思い込んでしまいます。
 しかし、「ToDoマッピング」のカタチで書き出してみると、業務一つ一つの繋がりが明確になるため、シンプルにそれらを捉えることができるのです。
 突発業務にも的確な判断ができる
 また、もし突発で仕事が入ってきた場合は、朝書いた「ToDoマッピング」にどんどん追加していきます。
 予定に無い仕事が突発で入ってくると、焦ってしまい、何から手をつけていいか分からなくなることも多いと思います。
 しかし、「ToDoマッピング」に書くことで、予定していた業務と、突発業務の関係性が明確になりますし、全体の業務ボリュームも一目でわかるため、「これは明日にまわそう。」とか「これは今すぐ取りかかろう」といった判断がし易くなるのです。
 抜け漏れを防ぐ
 そして、終わった業務は、赤ペンで上から塗りつぶして消していきます。
 そうすることで、一目でまだ終わっていない業務がわかるため、”抜け漏れ”や”忘れ”を防ぐことができます。 

まとめ

・「ToDoマッピング」は数多くの仕事術系書籍を読みあさった結果たどり着いた方法
・「ToDoマッピング」は現在の仕事の状況をそのまま映し出す
・「ToDoマッピング」を書くことで、やるべきことをシンプルに視覚化できる
・「ToDoマッピング」を書くことで、突発業務に対して的確な対処ができる
・「ToDoマッピング」を書くことで、”抜け漏れ”や”忘れ”を防ぐことができる

是非みなさんも一度試してみて下さい。
毎朝5分「ToDoマッピング」を書くだけで、きっと仕事が上手く回り始めます。

私の場合、本当に多く業務にマインドマップを活用しています。営業戦略の全体像を把握するためや、研修カリキュラムのアイデアからコンテンツ企画もマインドマップを使っています。最初は時間がかかり、大変かと思いますが、慣れてきたら早くマインドマップ制作が出来ます。それにより全体効率化や最適化になり、生産性向上に繋がります。

それらについては、また別の機会にマインドマップもご紹介します。